Varsling – har dere rutinene på plass?

Del : fbtw

Å håndtere en varslingssak kan være vanskelig. Da er det bra å ha fastsatte retningslinjer å forholde seg til! Om butikken jevnlig sysselsetter mer enn fem ansatte må du ha rutiner for varsling om kritikkverdige forhold på plass, etter regler som kom inn i arbeidsmiljøloven i 2017.

Hanne Synnøve Torkelsen
Advokat/partner
Advokatfirmaet SGB Storløkken As

Rett til å varsle etter §2 A-1 gjelder kritikkverdige forhold i virksomheten, og skal også omfatte innleide medarbeidere. Vern mot gjengjeldelse mot varsleren finnes i arbeidsmiljøloven §2 A-2 og denne bestemmelsen gir også hjemmel for erstatning og oppreisning for en varsler som blir utsatt for gjengjeldelse av sin arbeidsgiver. Samtidig forutsetter loven at varsling må være forsvarlig. I dette ligger at man gjerne må ha forsøkt å varsle internt først, før man f.eks. går ut i media med en sak.
Kritikkverdige forhold omfattet av varslingsreglene kan være alvorlige straffbare forhold som korrupsjon, underslag, og andre lovbrudd. Men også mindre alvorlige lovbrudd kan gi grunnlag for varsling. Det kan også være brudd på skriftlige etiske retningslinjer eller etiske standarder det er bred tilslutning til i samfunnet. Systematiske og gjentatte brudd på arbeidstidsbestemmelser eller HMS kan være et annet eksempel. Trakassering og diskriminering er andre forhold som det kan varsles mot. Men alminnelige uenigheter og arbeidskonflikter på en arbeidsplass faller utenfor det som er å anse som «kritikkverdige forhold». Ytringer om faglig eller politisk uenighet kan noen ganger omfattes av ytringsfriheten, selv om det ikke kan karakteriseres som varsling.

En dom i lagmannsretten fra 2009 kan illustrere dette. Saken gjaldt en konflikt mellom leder for et bofellesskap og de ansatte med anklager om mobbing og trakassering. Arbeidstaker var tilkallingsvikar, og i forbindelse med uttalt misnøye fra øvrige ansatte om arbeidsforholdene påtok hun seg en rolle som talsperson. Arbeidsgiver gikk til oppsigelse. Lagmannsretten så dette som en gjengjeldelseshandling, og karakteriserte denne som «hensynsløs og graverende». Den ansatte varslet om de kritikkverdige forholdene internt.

En oppskrift for å melde kritikkverdige forhold

Arbeidsmiljøloven har knappe bestemmelser om hva rutinene skal inneholde. Det kreves kun at de er skriftlige, inneholder oppfordring til å varsle om kritikkverdige forhold, en fremgangsmåte for varsling, og hvordan de skal behandles. Rutinene skal også være lett tilgjengelige for alle arbeidstakere i virksomheten. De kan for eksempel legges ut på virksomhetens intranett. Rutinene skal utarbeides sammen med ansatte og tillitsvalgte, for å finne en praktisk god løsning for den aktuelle virksomheten.

Hvem skal kontaktes og hvordan

Rutinene skal for det første ha en generell oppfordring til å varsle om kritikkverdige forhold. Ønsker arbeidsgiver at forholdene skal behandles internt først kan det stå noe om det i rutinene. Men det er ikke lov å begrense arbeidstakers rett til å varsle etter §2 A-1, ved å pålegge at arbeidstaker skal varsle internt først. Det er alltid lov å varsle til eksternt til tilsynsmyndigheter, for eksempel Arbeidstilsynet.
Rutinene skal ha opplysninger om hvem som skal kontaktes og hvordan. Det kan være en navngitt person internt, f.eks. tillitsvalgt, verneombud eller leder. Det kan også være en ekstern navngitt person, et eksternt varslingsmottak.

Anonymitet for varsler

Det er viktig å sikre anonymiteten til den som varsler. I disse GDPR-tider er det også verdt å merke seg at personvernopplysningsloven gjør at det kan måtte kreves samtykke fra den som varsler om vedkommendes identitet skal bli kjent. Det må lages løsninger som ivaretar personvernet, både til varsler og den det varsles mot.

Saksbehandlingstid

Rutinene kan inneholde regler om saksbehandlingstid, og hvordan varsling skal følges opp, gjerne med konkrete frister for tilbakemelding til varsler om hvordan saken blir videre håndtert.

Minimer risiko ved å være forberedt

Varsling er en viktig del av en virksomheten og styrets risikostyring. Varsling kan være vanskelig, både for den som varsler, den som det varsles mot, og for den som mottar varslingen. Da er en gjennomtenkt strategi på forhånd bra å ha, slik at man vet hvordan det skal håndteres. Det første den som mottar varselet må vurdere, er om det er et forhold som faktisk kan være omfattet av varslingsreglene. Samtidig bør det utøves stor romslighet overfor ansatte som trør feil og varsler om noe som ikke egentlig er en varslingssak, men f.eks. faglig uenighet om hvordan arbeidsoppgaver skal utøves.

 

 

 

LES OGSÅ: